Docusign - Upload & Sign Docs

Analysoinut Appwesome

Kun asiakirja pitäisi saada allekirjoitettua ennen päivän seuraavaa menoa, puhelimella hoidettava sähköinen allekirjoitus kuulostaa houkuttelevalta. Olen huomannut, että Docusign - Upload & Sign Docs sopii parhaiten juuri tällaiseen rajattuun tarpeeseen: asiakirja avataan, allekirjoitetaan ja toimitetaan eteenpäin ilman tulostimen ja skannerin väliin jäävää kierrosta. Se ei poista jokaista asiakirjatyöhön liittyvää mutkaa, mutta voi säästää aikaa, kun tiedosto on jo saatavilla digitaalisessa muodossa ja allekirjoitustapa on vastaanottajan kanssa sovittu.

Käytettävyys, valmistelu ja arjen työnkulku

Sovelluksen perusajatus on helppo ymmärtää, mutta allekirjoituksen sujuvuus alkaa ennen sen avaamista. Tarkistan ensin, että minulla on oikea tiedosto ja että tiedän, mihin kohtaan allekirjoitus kuuluu. Jos asiakirjassa on useita sivuja tai allekirjoittajia, nopea silmäily koko tiedostoon ennen aloittamista voi säästää turhalta korjailulta. Puhelimella pienen tekstin ja sivun alaosan tarkistaminen on hankalampaa kuin tietokoneella, joten tärkeän sopimuksen kohdalla en kiirehdi suoraan allekirjoituskohtaan.

Käyttöliittymä on suoraviivainen ja käyttäjäystävällinen. Heti, kun avaat sovelluksen, huomaat, kuinka yksinkertaista on ladata ja allekirjoittaa asiakirjoja. Voit ladata asiakirjoja eri muodoissa, kuten PDF tai Word, ja sitten allekirjoittaa ne suoraan puhelimestasi tai tabletistasi.

Kun allekirjoitettava tiedosto on puhelimessa tai saatavilla palvelusta, jonka kautta se voidaan avata, käytännöllinen työnkulku on tehdä yksi asia kerrallaan: varmista dokumentin nimi, avaa se, tarkista allekirjoituspaikka ja käy lopuksi vielä läpi, että käsittelet varmasti oikeaa versiota. Tämä on pieni mutta tärkeä tapa etenkin silloin, kun sähköpostissa on useita samannimisiä liitteitä. Sovellus voi nopeuttaa allekirjoittamista, mutta se ei päätä puolestasi, onko sisältö valmis tai onko sopimuksen ehdot luettu.

Jos tiedosto ei näy heti, en aloita lataamista monta kertaa peräkkäin. Tarkistan ensin, onko asiakirja tallennettu paikallisesti, onko käytössä oikea pilvitili ja avaanko varmasti halutun version. Tiedoston sijainti ja kirjautuminen voivat olla käyttäjän suurimpia kompastuskiviä: sovellus ei voi näyttää asiakirjaa, jota ei ole tuotu sille tai johon käytössä olevalla tilillä ei ole pääsyä. Selkeä kansiorakenne ja tunnistettava tiedostonimi helpottavat tätä yllättävän paljon.

Ennen allekirjoitusta kannattaa tarkistaa muutakin kuin nimi

Puhelimella allekirjoittaessa näytön koko vaikuttaa siihen, kuinka tarkasti yksityiskohdat on helppo lukea. Suurennan tarvittaessa tekstin ja tarkistan sivunvaihdot, liitteet sekä sen, ettei allekirjoitus peitä muuta sisältöä. Jos sopimus sisältää tietoja, joihin pitää palata myöhemmin, luen ne ennen allekirjoitusta rauhassa enkä luota siihen, että ehdin tarkistaa ne jälkikäteen lähetetystä kopiosta.

Asiakirjan viimeistelyssä on hyödyllistä erottaa kaksi eri kysymystä: olenko allekirjoittanut oikean tiedoston, ja onko se toimitettu oikealle vastaanottajalle? Nämä eivät ole sama asia. Ennen lähettämistä tarkistan vastaanottajan tiedot ja sen, että allekirjoituksen jälkeen näkyvä asiakirja vastaa sitä, jonka aioin hyväksyä. Kun kyse on esimerkiksi vuokrasopimuksesta tai toimeksiannosta, säästän itselleni kopion lopullisesta versiosta paikkaan, josta löydän sen myöhemmin.

Yksi Docusignin suurimmista eduista on sen saumaton integrointi muiden palveluiden kanssa. Voit helposti tallentaa ja synkronoida tiedostoja esimerkiksi Google Driven tai Dropboxin kanssa. Tämä tekee asiakirjojen käsittelystä vaivatonta, ja kaikki tarvittava on aina käden ulottuvilla.

Pilvipalveluista haettaessa tarkistan, että puhelimessa on valittuna juuri se tili, jonne tiedosto tallennettiin. Työ- ja henkilökohtainen tili voivat olla eri paikoissa, ja väärän tilin valitseminen näyttää helposti siltä kuin asiakirja olisi kadonnut. Jos asiakirja ei löydy, etsin sen ensin alkuperäisestä palvelusta ja varmistan, että tiedoston avaaminen onnistuu siellä. Näin ongelman syy löytyy nopeammin kuin kokeilemalla summittaisesti eri painikkeita.

Samalla kannattaa miettiä, missä allekirjoitetut tiedostot säilytetään. Pilvisynkronointi voi helpottaa pääsyä usealta laitteelta, mutta se ei korvaa omaa järjestystä: esimerkiksi sopimukset voi nimetä niin, että tiedostosta käy myöhemmin ilmi osapuoli ja asia. Jos sovellusta käyttää harvoin, kannattaa heti lähetyksen jälkeen varmistaa, että lopullinen tiedosto on tallessa siellä, mistä sitä odottaa löytävänsä. Näin allekirjoittaminen ei jää yksittäiseksi tapahtumaksi, jonka jälki katoaa sähköpostin tai latauskansion sekaan.

Kun lataus tai lähetys ei etene

Jos asiakirjan lataaminen tai lähettäminen jää kesken, aloitan yksinkertaisista tarkistuksista: onko verkkoyhteys käytettävissä, onko valittu tiedosto yhä saatavilla ja olenko kirjautunut oikealle tilille? Suljen tarvittaessa asiakirjan ja avaan sen uudelleen, mutta en tee uutta allekirjoitusta ennen kuin tiedän, jäikö ensimmäinen yritys kesken vai valmistuiko se jo. Muuten riskinä on, että syntyy epäselvyys siitä, mikä versio lähti vastaanottajalle.

Myös tiedoston sisältö voi vaikuttaa siihen, kuinka mukavalta puhelimella työskentely tuntuu. Pitkä, tiheästi taitettu asiakirja vaatii enemmän tarkistamista kuin yhden sivun lomake. Jos näkymä on hankala tai teksti ei erotu kunnolla, vaihdan suurempaan näyttöön sen sijaan, että yrittäisin tehdä tärkeää päätöstä kiireessä. Sovelluksen vahvuus on liikkuvuus, mutta pieni näyttö ei muutu isoksi vain siksi, että allekirjoitus onnistuu digitaalisesti.

Jos lähetys vaikuttaa onnistuneen mutta vastaanottaja ei löydä dokumenttia, varmistan ensin omasta näkymästäni, mitä todella tapahtui, ja tarkistan vastaanottajan osoitteen. Sen jälkeen viesti kannattaa tarvittaessa lähettää uudelleen sovitulla tavalla. En lähetä arkaluonteista sopimusta useaan osoitteeseen varmuuden vuoksi, koska se kasvattaa väärälle henkilölle toimittamisen riskiä. Tällaisessa tilanteessa rauhallinen tilannekuva on parempi kuin toistuvat yritykset.

Turvallisuus ja oma vastuu

Kun kyse on tärkeiden asiakirjojen allekirjoittamisesta, turvallisuus on ensisijaisen tärkeää. Docusign käyttää edistyksellisiä salausmenetelmiä, jotta tietosi pysyvät turvassa. Lisäksi sovellus tarjoaa kaksivaiheisen tunnistautumisen, joka lisää ylimääräisen turvakerroksen.

Docusignin ansiosta voit olla varma, että asiakirjasi ovat turvassa ja suojattuja. Tämä on erityisen tärkeää yrityksille, jotka käsittelevät arkaluonteisia tietoja.

Turvallisuus ei silti ole pelkästään sovelluksen ominaisuus. Pidän puhelimen lukittuna, vältän asiakirjojen avaamista muiden käytössä olevilla laitteilla ja tarkistan huolellisesti, kenelle olen lähettämässä tiedoston. Jos allekirjoitan luottamuksellista aineistoa julkisessa paikassa, huomioin myös sen, kuka voi nähdä näytön. Nämä ovat arkisia varotoimia, mutta ne vaikuttavat siihen, kuinka huolellisesti koko työnkulku on hoidettu.

Allekirjoituksen tekninen onnistuminen ei myöskään yksin ratkaise sitä, onko asiakirjan sisältö hyväksyttävä tai onko juuri tämä allekirjoitustapa sopiva kyseiseen tilanteeseen. Jos vastaanottaja on antanut erityiset ohjeet, noudatan niitä. Jos asiakirjan merkitys tai vaadittu menettely jää epäselväksi, varmistan asian ennen allekirjoittamista enkä oleta sovelluksen korvaavan sopimukseen liittyvää harkintaa. Tämä on tärkeä ero: sovellus auttaa tekemään allekirjoituksen, ei arvioi, kannattaako sopimus hyväksyä.

Mihin tämä sopii paremmin kuin tavallinen tulostaminen?

Tulostaminen, käsin allekirjoittaminen ja skannaaminen on monelle tuttu varareitti, mutta se vaatii laitteita ja yleensä useamman työvaiheen. Docusignin kaltaisessa sähköisen allekirjoituksen sovelluksessa vahvuus on siinä, että asiakirjan voi käsitellä mobiilisti silloin, kun paperikopiota ei tarvita. Vastapainoksi paperinen allekirjoitus voi olla luontevampi, jos toinen osapuoli odottaa nimenomaan tulostettua alkuperäiskappaletta tai jos työnkulku on rakennettu fyysisten asiakirjojen ympärille.

Puhelimen omat PDF-merkintätyökalut ovat toinen tavallinen vaihtoehto. Ne voivat riittää, jos tarkoitus on tehdä omaan tiedostoon yksinkertainen käsin kirjoitettu merkintä eikä vastaanottaja tarvitse erillistä allekirjoitusprosessia. Erillisen allekirjoitussovelluksen etu on selkeämpi asiakirjan lähettämiseen ja allekirjoittamiseen keskittyvä työnkulku. Valinta riippuu siis siitä, tarvitseeko käyttäjä vain lisätä merkin dokumenttiin vai hoitaa allekirjoituksen osana sovittua asiakirjanvaihtoa.

Jos käsittelen päivittäin laajoja asiakirjakokonaisuuksia, teen paljon muutoksia tai tarkistan sopimuksia rinnakkain, tietokone on yleensä mukavampi työväline. Isompi näyttö auttaa näkemään kokonaisuuden, ja näppäimistöllä pitkä kommentointi on sujuvampaa. Puhelin puolestaan on vahva silloin, kun dokumentti on jo valmis ja allekirjoitus on viimeinen, rajattu vaihe. En siis pitäisi mobiilisovellusta automaattisena korvaajana kaikelle asiakirjatyölle, vaan kätevänä keinona hoitaa juuri ne osuudet, joissa liikkuvuudesta on konkreettista hyötyä.

Sopimusten ja lomakkeiden täyttämisessä on myös ero allekirjoittamisen kanssa. Jos tehtävä on muokata paljon tekstiä, korjata asettelua tai koota liitteitä, erillinen tekstinkäsittely- tai PDF-työkalu saattaa olla parempi lähtökohta. Kun sisältö on valmis ja jäljellä on allekirjoitus sekä toimittaminen, Docusignin käyttötarkoitus on selvempi. Tämän rajan tunnistaminen ehkäisee turhautumista: sovellusta ei kannata avata odottaen, että se hoitaa kaikki asiakirjan valmistelun vaiheet.

Kenelle sovellus on käytännöllinen valinta?

Pidän sitä hyvänä vaihtoehtona ihmiselle, joka allekirjoittaa silloin tällöin työpapereita, lomakkeita tai sopimuksia ja haluaa hoitaa asian puhelimella. Se voi olla hyödyllinen myös pienessä työporukassa, jossa dokumentteja liikkuu sähköisesti mutta allekirjoituksen saaminen ei ole päivittäinen massaprosessi. Käyttötarve on helpoin arvioida kysymällä, kuinka usein joudun tulostamaan vain siksi, että joku tarvitsee nimikirjoitukseni. Jos vastaus on toistuvasti, digitaalinen työnkulku voi säästää vaivaa.

Realistinen esimerkki on tilanne, jossa olen poissa kotoa ja saan sähköpostilla täytettävän sopimusasiakirjan. Ensin varmistan lähettäjältä, että sähköinen allekirjoitus käy. Sitten tarkistan tiedoston oikean version, luen ehdot puhelimella rauhassa, allekirjoitan ja lähetän asiakirjan takaisin. Lopuksi katson, että lähetetty versio on tallella ja että olen kirjannut itselleni, mistä löydän sen. Käytännön hyöty ei ole vain nopeampi allekirjoitus, vaan se, ettei asia jää roikkumaan odottamaan pääsyä tulostimen ääreen.

Myös esimerkiksi tapahtuman ilmoittautumislomake tai yksittäinen hyväksyttävä asiakirja voi olla sopiva mobiilitehtävä, jos vastaanottaja hyväksyy sähköisen käsittelyn ja tiedosto on luettavissa. Sen sijaan ihmisen, joka allekirjoittaa harvoin ja pystyy hoitamaan kaiken vaivatta tietokoneella, ei välttämättä tarvitse asentaa erillistä sovellusta. Arvioisin tarpeen omien toistuvien tilanteiden perusteella, en sen perusteella, että paperiton tapa kuulostaa aina paremmalta.

Sovellus on vähemmän sopiva käyttäjälle, joka haluaa tehdä sopimukseen laajoja tekstimuutoksia, vertailla useita versioita tai lukea pitkää asiakirjaa pieneltä näytöltä. Samoin se ei ole paras valinta, jos vastaanottaja edellyttää paperista allekirjoitusta tai antaa tarkat ohjeet, joita mobiilityönkulku ei vastaa. Näissä tapauksissa kannattaa käyttää sitä menettelyä, jonka toinen osapuoli hyväksyy, tai valmistella dokumentti tietokoneella ja käyttää puhelinta vasta lopussa.

Maksuttomuus, laajuus ja odotusten asettaminen

Sovellus on maksuton, ja sen ikäluokitus on PEGI 3. Docusignin kehittäjä on Docusign, ja sovellus kuuluu tuottavuustyökaluihin. Google Playn kautta laskutettavien sovelluksen sisäisten ostojen hintahaarukka on 7,90–549,99 euroa, joten ennen maksullisen toiminnon valitsemista tarkistan aina, mitä olen ottamassa käyttöön ja sopiiko se omaan käyttömäärääni. Pelkkä maksuton lataus ei tarkoita, että jokainen mahdollinen työnkulku tai lisäpalvelu olisi maksuton.

Jos allekirjoitan vain satunnaisen asiakirjan, aloitan maksuttomasta käytöstä ja katson, riittääkö se omaan tarpeeseeni. Jos sovellus ehdottaa maksullista vaihtoehtoa, pysähdyn arvioimaan, tarvitsenko kyseistä toimintoa oikeasti vai riittäisikö harvemmin käytettyyn tehtävään toinen tapa. Hinnat ja laskutusvalinta ovat erityisen olennaisia ihmiselle, joka asentaa sovelluksen yhden kiireellisen sopimuksen vuoksi eikä aio käyttää sitä säännöllisesti.

Arvostelijoita on paljon: keskiarvo on 4,6, ja arvioita on noin 162 000. Arvostelut kertovat laajasta käyttäjäjoukosta, mutta ne eivät takaa, että jokainen käyttäjä saa samanlaisen kokemuksen. Oma käyttötapa ratkaisee paljon: valmiin asiakirjan nopea allekirjoittaminen on eri asia kuin monimutkainen, useita osapuolia koskeva sopimusprosessi. Sovellus on saavuttanut yli 10 miljoonaa asennusta, mikä kertoo sen vakiintuneesta käytöstä, mutta en valitsisi sitä pelkän suosion perusteella.

Sovelluksen julkaisuajankohta on 11.1.2012, nykyinen versio on 3.59.1 ja vähimmäiskäyttöjärjestelmä on 9. Ennen asennusta tarkistan, että oma laite täyttää tämän vaatimuksen, ja pidän sovelluksen ajan tasalla, jotta käytössä on uusin saatavilla oleva versio. Jos asennus tai kirjautuminen ei onnistu, tarkistan ensin laitteen yhteensopivuuden ja tilin, enkä oleta ongelman johtuvan allekirjoitettavasta tiedostosta.

Kun vika ei ole allekirjoitussovelluksessa

Kaikki ongelmat, jotka tulevat vastaan asiakirjaa käsiteltäessä, eivät johdu itse sovelluksesta. Jos sopimuksesta puuttuu sivu, teksti on epäselvää jo alkuperäisessä tiedostossa tai vastaanottaja on toimittanut väärän version, sovelluksen vaihtaminen ei korjaa sisältöä. Palaan silloin asiakirjan lähettäjälle ja pyydän selkeän, oikean tiedoston ennen allekirjoitusta. Tämä on tärkeämpää kuin yrittää saada virheellistä aineistoa nopeasti eteenpäin.

Jos kirjautuminen epäonnistuu, tarkistan tilitiedot ja sen, käytänkö samaa tiliä kuin tiedostojen tallennuspalvelussa. Jos ongelma liittyy verkkoyhteyteen, testaan yhteyden muussa sovelluksessa ennen kuin syytän lataustoimintoa. Jos lähettäjä odottaa allekirjoitettua asiakirjaa mutta ei ole saanut sitä, varmistan ensin, että lähetys valmistui ja että vastaanottajan tiedot olivat oikein. Näin erotan toisistaan sovelluksen käytön, laitteen yhteyden ja itse asiakirjaan liittyvät pulmat.

Joskus paras ratkaisu on keskeyttää ja pyytää uusi tiedosto tai selkeämpi ohje. Se voi tuntua hitaalta, mutta väärään kohtaan tehty allekirjoitus tai väärän version lähettäminen aiheuttaa usein enemmän työtä. Etenkin tärkeissä sopimuksissa en yritä paikata epäselvää työnkulkua arvaamalla. Digitaalinen allekirjoitus tekee toimituksesta kätevän, mutta huolellinen tarkistus on edelleen käyttäjän vastuulla.

Kokemukseni ja oma arvioni

Minulla oli äskettäin tilanne, jossa minun piti allekirjoittaa tärkeä sopimus nopeasti. Docusign oli pelastus. Latasin asiakirjan pilvipalvelusta, allekirjoitin sen sovelluksessa ja lähetin takaisin muutamassa minuutissa. Koko prosessi oli uskomattoman sujuva ja tehokas.

Rakastan sitä, että voin allekirjoittaa asiakirjoja missä tahansa olenkin. Ei enää tarvetta tulostaa, allekirjoittaa ja skannata asiakirjoja. Kaikki tapahtuu digitaalisesti, ja se säästää aikaa ja vaivaa.

Samalla kokemus muistutti minua siitä, ettei nopeus yksin ole hyvä mittari. Kun asiakirja on tärkeä, käytän hetken sen sisällön ja vastaanottajan tarkistamiseen, vaikka tekninen vaihe olisi lyhyt. Sovelluksesta on eniten hyötyä, kun valmistelu on tehty muualla ja puhelimella hoidetaan selkeä viimeinen vaihe. Jos taas huomaan etsiväni oikeaa versiota, muokkaavani tekstiä tai selvitteleväni epäselviä ohjeita, siirrän työn mieluummin suuremmalle näytölle tai kysyn lähettäjältä lisätietoja.

Kenelle suosittelen sitä?

Docusign - Upload & Sign Docs on ehdoton valinta kaikille, jotka haluavat tehdä asiakirjojen käsittelystä helppoa ja turvallista. Sen intuitiivinen käyttöliittymä, saumaton integrointi ja vahvat turvaominaisuudet tekevät siitä erinomaisen työkalun sekä henkilökohtaiseen että ammatilliseen käyttöön.

Suosittelisin sitä erityisesti käyttäjälle, joka vastaanottaa allekirjoitettavia asiakirjoja sähköisesti ja haluaa hoitaa ne myös matkoilla tai työpäivän lomassa. Jos allekirjoitat vain kerran pitkän ajan kuluessa, voit ensin miettiä, riittääkö nykyinen tapasi; erillinen sovellus on perustelluin silloin, kun paperin tulostaminen ja skannaaminen muodostuvat toistuvaksi esteeksi. Jos työsi taas painottuu asiakirjojen kirjoittamiseen ja tarkkaan vertailuun, pitäisin tietokonetta ensisijaisena ja käyttäisin puhelinsovellusta täydentävänä työkaluna.

Jos et ole vielä kokeillut Docusignia, suosittelen lämpimästi antamaan sille mahdollisuuden helpoissa, selkeästi rajatuissa allekirjoitustilanteissa. En kuitenkaan allekirjoittaisi kiireessä lukematonta asiakirjaa enkä olettaisi, että digitaalinen käsittely sopii automaattisesti jokaiseen sopimukseen. Kun tiedosto on oikea, vastaanottaja hyväksyy sähköisen allekirjoituksen ja oma laite sopii käyttöön, sovellus voi poistaa monta turhaa työvaihetta. Minusta juuri siinä on sen arkinen arvo: se auttaa saamaan valmiin asiakirjan eteenpäin ilman, että allekirjoitus jää odottamaan tulostinta.